Блог Moscow Wedding School

ТОП-100 СОВЕТОВ ДЛЯ СПИКЕРОВ И ОРГАНИЗАТОРОВ

Спикерам Организаторам
За последние годы мне довелось выступить на десятках форумах, конференциях, саммитах, фестивалях для свадебных и event специалистов в качестве спикера. Как журналист (продюсер программ на федеральных телеканалах) в прошлом и директор свадебного агентства в настоящем, я видела и ощущала на себе все недоработки в организации подобных мероприятий.
Чтобы улучшить сервис, нужно получить отзывы, а их чаще всего просто боятся говорить спикеры и участники форумов. Из-за этого многие мероприятия с образовательной составляющей стали очередными тусовками для профессионалов индустрии. Такая нездоровая тенденция однозначно тормозит развитие рынка.
Для продуктивного обмена опытом и как следствие, повышение квалификации специалистов, необходимо изменить подход в организации и подготовки спикеров. Я проанализировала самые крупные мероприятия для свадебных профессионалов, собрала отзывы участников и составила полезные советы, которые пригодятся всем организаторам образовательных конференций, а также спикерам для подготовки к публичным выступлениям.
Статья разбита на две части:

- Для организаторов
- Для спикеров:
  • переговоры с организатором;
  • подготовка к выступлению;
  • по презентации;
  • выступление;
  • анализ выступления.

ДЛЯ ОРГАНИЗАТОРОВ:

  1. Запросите у спикера райдер. Как правило, организатор берет на себя все расходы по проезду, проживанию и питанию спикеров и приглашённых гостей.
  2. Обеспечьте некурящий трансфер от аэропорта или ж/д вокзала до пункта назначения. Исключения составляют курящие спикеры.
  3. Для комфортного пребывания, уточните, что обычно входит в рацион спикера. Не забывайте, что многие сегодня вегетарианцы или просто придерживаются системы правильного питания.
  4. Для спикеров-девушек предоставьте стилистов, которые сделают причёску и макияж перед выступлением.
  5. В помещении для выступлений, должно быть тепло, но не душно. При отсутствии кондиционера в помещении, по возможности поставьте вентилятор или обогреватель.
  6. Если предполагается большое количество слушателей, то продумайте специальное освещение для спикера.
  7. Узнайте, в какой микрофон привык выступать спикер: нужна ли ему будет головная гарнитура на радиосистеме или же подойдёт обычный радиомикрофон.
  8. Спросите, понадобится ли для выступления только экран для презентации или же необходим ещё флипчарт с маркерами. Помните, что если экран большой, то он должен быть подсвечен. Размеры экрана необходимо заранее передать спикеру, чтобы тот сделал презентацию по нужным размерам.
  9. Передайте спикеру кликер для переключения презентации перед выходом на сцену.
  10. Не забудьте поставить стакан воды на стол или за кафедру.
  11. У спикеров должна быть отдельная гримерная комната. Стульев по количеству людей, стол, гладильная доска, утюг или отпариватель, чёрной и зелёный чай, кофе, сахар, чайник, бутерброды, а также свежие мытые фрукты.
  12. За спикерами должен быть закреплён отдельный координатор, который будет в курсе всего тайминга мероприятия, а также сможет помочь в решении любой задачи.
  13. Организатор должен документально получить согласие у спикера на использование видео, где он выступает, для его дальнейшей продажи.
  14. Организатор обязуется не передавать участникам и третьим лицам презентацию, а также другие материалы выступления, если спикер дал полный запрет на их публикацию и отправку их кому-либо.
  15. Организатор вправе запретить спикеру любую рекламу своих услуг или товаров со сцены мероприятия.
  16. Для организаторов премий. Закрепите за членами жюри лишь несколько номинаций. Предоставьте личный кабинет на сайте премии, где можно онлайн проголосовать за участников. Все презентации, фото и видео материалы, по возможности, члены жюри должны смотреть онлайн, не скачивая файлы на компьютер.
  17. Члену жюри или приглашенному гостю, необходимо заранее сказать, как правильно звучит название компании или имя победителя, которое ему предстоит объявить на премии или другом мероприятии.
  18. Если на вечере, вы планируете предоставить слово приглашенному гостю, уведомите его об этом заранее. Даже самому подготовленному оратору, нужно обдумать речь.
  19. Заранее оповестите спикера, члена жюри, приглашённого гостя о дресс-коде вашего мероприятия.
  20. Если вы планируете неформальную встречу для приглашённых гостей, заранее оповестите о программе всего дня. У спикера могут быть другие планы на вечер.
  21. Если вы планируете интервью с приглашёнными гостями, скажите заранее куда и во сколько им нужно подойти. Оповестите, о чем должна пойти речь в интервью, на что вы хотели бы сделать акцент.
  22. Предусмотрите таймер для спикера. Он может стоять на столике или на кафедре, также звукорежиссёр может подавать специальный звуковой сигнал за 3-5 минут до окончания времени выступления или же таймер будет виден на экране.
  23. Предусмотрите в тайминге выступления, ответы на вопросы из зала. Не забудьте поставить микрофонную стойку в центре зала.
  24. Расскажите всем спикерам хештег мероприятия. Также не забудьте сказать аккаунты тех, кого необходимо указать в числе организаторов и главных партнёров мероприятия.

ДЛЯ СПИКЕРОВ:

Переговоры с организатором:

25. Пропишите райдер, в котором будут совмещены бытовые и технические вопросы вашего приезда и выступления.
26. Спикер должен выслать организатору свою фотографию, название темы, описание в тезисах, текст для подводки ведущего, музыку для выхода, перечень необходимого реквизита для выступления, а также свою презентацию.
27. Выступая за гонорар, спикер обязан подготовить уникальную презентацию, которую ранее не видел ни один участник мероприятия.
28. По возможности, спикер должен предоставить видеоролик о себе, который лучше слов расскажет об успехах выступающего и продемонстрирует экспертность в своей профессии. При наличии видеоролика, его необходимо выслать заранее организаторам и проверить его на оборудовании площадки.
29. Спикер вправе не давать разрешение на публичное использование видео с его выступления, а также с целью его продажи.
30. В случае болезни и неявки на мероприятие, спикер должен оповести организатора не менее, чем за двое суток до своего выступления.

Подготовка к выступлению:

31. Историю своего успеха рассказывать только в случае, если это необходимо для раскрытия заявленной темы.
32. Спикер должен заранее осмотреть площадку для выступления и в случае чего, сказать организатору свои пожелания.
33. Продумайте заранее все возможные вопросы по вашей теме. Найдите на них ответы. Самый лучший экспромт - это подготовленный экспромт! Но помните, если вам задали вопрос, и вы не знаете на него ответ, то лучше всего, признаться. Краснеть хуже, чем честно признаться, что вы не владеете ответом на этот вопрос.
34. Репетируйте каждый раз свою речь. Хорошо, если у вас есть возможность рассказать свою тему знакомой для вас аудитории: мужу, подруге, родителям, коллегам.
35. Не пишите при подготовке всю свою речь дословно. Сделайте тезисный план выступления, который уместиться на а4.
36. Если вы не первый раз выступаете с заданной темой, вспомните прошлую свою речь. Заострите внимание на том, что не удалось донести и придумайте как по-новому сказать то, что вы хотели. Также вспомните лучшие моменты выступления. Не забудьте повторить лучшее, что у вас было.
37. Дайте ответ на вопрос: чего вы хотите добиться своим выступлением?
38. Изучите аудиторию в зале. Расспросите заранее организаторов, кто вас будет слушать. Сколько человек, чем они занимаются, из каких городов?
39. Заготовьте пару шуток для своего выступления. Хорошее чувство юмора - отличный помощник в публичных выступлениях.
Учитесь шутить! Посмотрите, как это делает Кен Робинсон.
40. Продумайте заранее в чем вы будете выступать. Важно, чтобы вы чувствовали себя комфортно, поэтому выбирайте подходящую одежду и удобную обувь.
41. Прочитайте книгу Кармина Галло: "Презентации в стиле TED: 9 приёмов лучших в мир выступлений".
42. Придумайте убойное название своему выступлению. Помните, что лучше всего воспринимаются короткие заголовки, которые можно уложить в 140 знаков. Для того, чтобы придумать тему, ответьте на вопрос: какую одну идею должна узнать моя аудитория?
43. Изучите свои лучшие стороны. Внедрите их в ваше выступление. Слабые стороны скрывайте, до тех пор, пока они не станут вашими сильными сторонами. Для этого работайте над ними.
44. Если вы подготовили раздаточный материал, передайте его организаторам, чтобы те смогли выслать всем участникам после мероприятия.
45. Найдите цитаты известных людей, которые высказывались по теме близкой к вашей. Они усилят ваше выступление и покажут, что вы готовились.
46. Вспомните все ваши поражения и поделитесь с аудиторией своим отрицательным опытом. Именно эту историю запомнят, так что продумайте в ней каждое слово.
47. Аудитория любит сравнения. Показывайте то, что удалось сделать вам. Как вы преобразили пространство с помощью декора, изменили кадр ретушью или подчеркнули красоту невесты естественным макияжем.
48. Поймите, чем вас так увлекла тема выступления? Почему вы хотите рассказать о ней аудитории? Запишите то, что дает вам силы и поделитесь этим настроем со слушателями.
49. Научитесь рассказывать вашу тему с помощью историй. Именно истории помогают установить контакт с аудиторией, потому что у человека рождаются идеи и эмоции. Истории могут быть личными, о других людях, а также об успехе бренда. Но помните, что в любой истории есть герой и злодей, а для бизнес-историй есть еще и третьи лица - покупатели.
50. Ваше выступление должно выглядеть как непринужденная беседа с аудиторией на заявленную тему. Добиться естественности, искренности в речи помогут только многочисленные репетиции и грамотное планирование всех этапов публичного выступления.
51. При подготовке своего выступления, сделайте упор на новую информацию. Люди по больше части своей любознательные. Им нравится узнавать о чем-то новом или о новом подходе к старой информации. Дайте им это и вас запомнят! Но для того, чтобы найти новую информацию, вы должны будете провести сборы данных по теме, найти для себя новые впечатления, которыми и поделитесь с аудиторией.
52. Добавьте в свое выступление изумление. Сделайте что-то, покажите что-то, чтобы задеть за живое каждого, сидящего в зале. Это и есть тот самый Wow-эффект, который вы должны продумать заранее, чтобы поднять эмоциональную планку своего выступления. Сделайте, наконец, что-то шокирующее. Никто ведь это не запрещает!
53. Идеальная продолжительность выступления – 18-20 минут. Возьмите это за правило. Если же организаторы требуют более длительного выступления, чередуйте речь с показом видеороликов, демонстрацией чего-либо наглядно, а также рассказывайте истории, которые позволят расшевелить аудиторию. Для более легкой подготовки, разделите свое повествование на три части, определив три ключевых сообщения и подкрепив их историями, статистикой и примерами.
54. Разнообразьте свое выступление элементами, которые воздействуют сразу на несколько органов чувств: зрение, слух, осязание, вкус и обоняние. Так вы сможете добиться лучшего освоения информации. И не бойтесь выглядеть глупо, демонстрируя что-либо, так как людям нравятся смелые поступки.

По презентации:

55. Сделайте качественную презентацию. Одна мысль на один слайд.
56. В вашей презентации должно быть несколько слайдов с забавными картинками, которую добавляют вашему выступлению юмора и как следствие позитивного настроения.
57. Выберите один-два шрифта, два цвета для фона и текста.
58. Не перебарщивайте с анимацией.
59. Презентация не является вашим конспектом. Это всего лишь визуализация главных моментов вашего выступления. Запомните, что слайды должны усиливать слова, а не повторять их.
60. Придумайте интересное высказывание по вашей теме, поместите в презентацию в виде своей цитаты, затем заострите на ней внимание, повторяя несколько раз. И будьте готовы, что именно эту фразу запомнит аудитория.

Выступление:

61. Настройте себя на позитив перед выходом. Включите любимую музыку, почитайте книгу, поговорите или наоборот помолчите. Поднимите любым способом себе настроение.
62. Выйдя на сцену возьмите микро-паузу, осмотритесь. Так вы сможете привлечь к себе внимание аудитории.
63. Помните о пяти пунктах, на которых держится отличное публичное выступление: приветствие, освещение проблемы, основная часть - решение проблемы через донесение главной мысли, подведение итогов: что делать, прощание с призывом к действию.
64. Освещение проблемы начните со сбора ожиданий. Задайте несколько вопросов аудитории по вашей теме. Узнайте, чего ждут от вашего выступления слушатели. Выстраивайте своё выступления вокруг ответов на поднятые темы. Дайте ответы на волнующие вопросы аудитории.
65. Основную мысль выступления донесите в разных формулировках три раза!
66. Избегайте фраз: "я не готовилась", "я не уложилась в дедлайн, поэтому заканчиваю", "тут у вас".
67. Старайтесь не показывать своё волнение. В зале сидят точно такие же люди, как и вы. Помидоров у них нет, так что переживать нечего.
68. Старайтесь двигаться во время выступления. Не дайте зрителям уснуть! Но не переборщите в жестикуляции и не мельтешите по сцене.
69. Держите зрительный контакт со всей аудиторией. Особенно обращайте внимание на сидящих в последних рядах и по бокам.
70. Задавайте вопросы раз в несколько минут. Вопросов много не бывает. Но не забывайте давать ответы.
71. Рассказывайте истории. Лучше всего, если это будет история ваша. Люди любят слушать то, как человек выходил из той или иной ситуации, что с ним было и что стало. Через истории можно донести смысл очень важных вещей по вашей теме. Историям люди доверяют, помните это и не злоупотребляйте этим!
72. Не читайте с листа. Максимум что вы можете, это подглядывать в небольшие карточки, а лучше всего опираться на слайды презентации. Именно они служат главными помощниками всех спикеров.
73. Улыбайтесь, не сутультесь, не скрещивайте руки и ноги!
74. Следите за манерой речи. Используйте интонацию для выделения важных моментов и меняйте громкость звукоизвлечения во время выступления.
75. Изучите правила жестикуляции! Запомните, что руки ладонью вверх демонстрируют, что вы не несёте в себе угрозы, а когда ладонь повёрнута вниз, то вы показываете своё превосходство.
76. Слушайте других спикеров, делайте записи. Покажите, что вам не безразлична информация от других выступающих. Делайте пометки, апеллируйте к ним в своём выступлении. Старайтесь не повторять информацию. Организаторы любят внимательных спикеров.
77. Если вы хотите сблизить себя с аудиторией, спуститесь в зал.
78. Не перескакивайте с темы на тему. Придерживайтесь структуры своего выступления.
79. Оставайтесь собой, несмотря ни на что.
80. Не торопитесь! Но и не говорите медленно, держите средний темп.
81. Приоритет отдавайте своей речи, а уже потом слайдам.
82. Называйте конкретные цифры, ссылаясь на источник. Например, количество зарегистрированных браков можно найти на сайте управления ЗАГС. Статистика с этого ресурса станет отличным дополнением к вашей речи.
83. Не перебивайте слушателей, которые задают вам вопросы!
84. Выстраивайте свою речь по схемам: Проблема – Решение, Проблема – следствие.
85. Делайте провокационные заявления. Создавайте провокации сами, их любит аудитория.
86. Не думайте, что вы умнее своей аудитории. Выходите на сцену с ощущением того, что слушатели знают многое, особенно по вашей теме, которая заявлена у них в программке. Поставьте своей задачей – предвосхитить своих слушателей той информацией, которую вы для нее подготовили.
87. Если во время выступления, вы заметили, что многие слушатели уставились в свои телефоны, сделайте паузу, которая позволит вновь обратить на вас внимание. Возможно, слушатели устали от однообразной информации или от стиля ее подачи, или выступление длится слишком долго. Поменяйтесь! Расскажите историю из смежной области, поменяйте громкость и окраску голоса. Сделайте все возможное, чтобы аудиторию переключилась на вас.
88. Притворитесь, что вы сильный человек, который ничего не боится. И делайте это до тех пор, пока вы сами не поверите в это и эта сила не станет частью вашей жизни.
89. Не врите аудитории. Будьте откровенны в своей речи. Оставайтесь правдивой своей главной цели выступления. Не утаивайте ничего, фальшь будет раскрыта. Расскажите свое выступление близким людям. Именно они подскажут вам, где вы что-то недоговаривайте, где вы не искренни, а также вы заметите, что добавилось в выступлении перед родными. Ведь рассказывая что-либо им, мы более открыты.
90. Учитесь ошибаться! Позволяйте себе допустить не мало ошибки. Ведь как сказал Кен Робинсон, чье выступление является самым популярным за всю историю TED (его просмотрели более 38 миллионов раз): «Тот, кто не готов ошибаться, не способен творить».

Анализ выступления:

91. Просматривайте записи своих выступлений, анализируйте. Выписывайте ошибки, работайте над ними.
92. Учитесь у лучших. Лично я рекомендую лекции Радислава Гандапаса, которого считают лучшим оратором в России.
93. Смотрите выступления TED Talks
94. Получайте обратную связь, которая позволит вам стать лучше. Просите отзывы о своих слушателей. Система совершенствования вас как тренеров, ведь к вам прислушиваются.
95. Если вам не нравится свой голос, не отчаивайтесь. Большинству ораторов не нравится их собственный голос в записи, но это их и заставляет еще упорнее работать над своей дикцией, интонацией и манерой.
96. Ходите на форумы и конференции еще чаще, анализируйте то, как выступают спикеры, на что обращает внимание аудитория. Делайте записи положительных и отрицательных моментов.
97. Читайте отзывы о других спикерах. Узнайте, что больше всего зацепило аудиторию.
98. Посмотрите выступление Эйми Кадди, которое называется: Язык тела формирует вашу личность.
99. Дополняйте статью своими рекомендациями и наблюдениями.
100. Перечитывайте эти советы хотя бы раз в год.